引 言

隨著我國檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，各行業(yè)對檔案的重視程度逐漸增強，檔案數(shù)量日益增加，檔案種類逐步趨于多樣化，如何高效安全地管理檔案數(shù)據(jù)，成為企業(yè)單位面臨的重要問題 [1]。通常，檔案管理人員通過預立卷、分類、組卷等過程將紙質(zhì)檔案有序地上檔案架，同時編制檔案內(nèi)部查找索引。經(jīng)過檔案管理人員掃描，部分紙質(zhì)檔案已形成電子檔案進行管理 [2,3]。但傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)功能單一，安全性弱、便捷性差、管理效果不明顯等缺點也日益凸顯。由于目前檔案管理過程比較繁瑣低效、檔案整理時間較長，實體檔案存放的位置容易混亂，檔案調(diào)閱查詢時間長，檔案庫房盤點手段落后，對于年代久遠失效檔案的銷毀管理滯后。針對檔案管理工作存在的不足，智能檔案安全管理系統(tǒng)的構(gòu)建迫在眉睫， 作為物聯(lián)網(wǎng)技術領域的信息識別，RFID 技術可以應用于檔案管理系統(tǒng)，并且可以提高整個管理過程的智能化程度，具有很好的實用性[4,5]。

本文主要基于射頻技術 RFID 研究了智能檔案安全管理系統(tǒng)的設計與研究，利用該技術的諸多優(yōu)點，能較好地解決目前檔案管理中的檔案入館、盤點、查閱、安全管理、防毀管理、銷毀管理等過程中面臨的問題，與傳統(tǒng)的管理技術相比較，提高了檔案管理的效率，進而提高了整個檔案管理過程的信息化與智能化程度。

1 基于RFID技術的檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設計

1.1 RFID技術

RFID（Radio Frequency Identification）即無線射頻識別，

是一種興起于 20 世紀 90 年代的自動識別技術 [6]。通常，無線射頻識別系統(tǒng) RFID 包括射頻讀寫器、閱讀器、射頻標簽以及射頻天線四部分，系統(tǒng)工作過程主要是利用無線電波對物體上的電子標簽進行識別，具有信息編碼、信息載體、信息識別和通訊等多項技術[7]。RFID 技術在應用過程中，需要射頻讀寫器將有效的標識信息以固定格式寫入電子標簽，然后再將射頻電子標簽附著在需要識別的對象表面。

1.2 RFID技術應用于檔案管理過程的優(yōu)勢

將RFID 技術應用于檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合RFID 技術的非接觸式數(shù)據(jù)采集特點，可以極大程度地提高管理人員對檔案信息的整合、交換和追蹤的能力。管理人員持檔案盒從閱讀器前經(jīng)過，無需打開，系統(tǒng)即可從檔案盒上附著的RFID 電子標簽中讀取出檔案摘要、具體編目、檔案數(shù)量等信息，并顯示在手持終端的屏幕上，進一步簡化了檔案工作人員的工作環(huán)節(jié)，提升了檔案作業(yè)效率，實現(xiàn)了檔案動態(tài)化管理。

由于RFID 讀寫器具備單次處理信息量大，讀寫速度快等特點，允許同時從多個電子標簽中讀取數(shù)據(jù)信息。與傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等設備相比，RFID 標簽具有信息存儲容量大、生命周期長、重復使用率高等優(yōu)點。同時，標簽存儲的數(shù)據(jù)可以反復被重寫，這種操作不會對標簽的功能造成影響，可提高 RFID 電子標簽重復使用率。RFID 電子標簽的信息讀取過程會根據(jù)唯一識別碼進行加密保護，這種高度保密性的安全體系可以保障存儲在電子標簽中的信息很難被仿造和篡改。

RFID 讀寫器讀取或者寫入信息的過程不會受到電子標簽形狀的影響。此外，為了適應各種類型的實體檔案，RFID 電子標簽可向微型化及形狀多樣化發(fā)展。RFID 電子標簽具有重復讀寫、擦除信息的特點，可以保證電子標簽內(nèi)部的檔案摘要信息實現(xiàn)動態(tài)更新，降低人工作業(yè)強度，將射頻技術應用于檔案管理系統(tǒng)具有很大的優(yōu)勢。

1.3 基于RFID技術的檔案管理系統(tǒng)功能模塊設計

將RFID 技術應用于檔案管理系統(tǒng)，可以彌補現(xiàn)有的檔案管理模式中存在的缺陷，不僅可以提升檔案管理效率，同時可以保障實體檔案的安全性?；赗FID 技術的智能檔案安全管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖 1 所示。

1.3.1 RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

RFID 數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是智能檔案安全管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲中心和數(shù)據(jù)接口終端，其中RFID 終端管理器是檔案管理系統(tǒng)的中心數(shù)據(jù)庫從RFID 閱讀器獲取檔案摘要信息的端口，由數(shù)據(jù)讀寫器和手持式數(shù)據(jù)閱讀器兩部分組成。手持式的射頻閱讀器是檔案館工作人員在現(xiàn)場進行盤點、調(diào)閱或者移位時采用的信息讀取工具，檔案管理人員將電子標簽內(nèi)部的檔案摘要信息導入到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，為管理過程提供有力的數(shù)據(jù)支持。數(shù)據(jù)讀寫器將檔案的摘要信息寫入電子標簽中，并且可以將這些摘要信息直接導入到數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在檔案管理系統(tǒng)中的共享。

1.3.2 檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)具有檔案調(diào)閱查詢、儲位移位分配、銷毀管理以及安全管理等四大功能模塊。其中，檔案自動識別子模塊和儲位自動識別子模塊又構(gòu)成了儲位管理子系統(tǒng)，安全報警模塊與監(jiān)控模塊構(gòu)成了安全管理子系統(tǒng)。

各個系統(tǒng)模塊的功能設計如下：

(1) 檔案儲位移位模塊 ：所有檔案盒編號都存儲于檔案自動識別模塊中，儲位編號存儲于儲位自動識別模塊中。檔案儲位移位管理子系統(tǒng)可以自動為入庫檔案分配檔案盒編號和儲位編號，管理人員可以快速地對入館、出館、移位的檔案進行定位，并且儲位自動識別模塊具備檔案存放位管理、位置分配的功能。

(2) 檔案調(diào)閱查詢模塊 ：檔案管理人員在調(diào)閱或查詢檔案時，管理人員通過手持終端輸入待查詢檔案的編目、密級等信息，系統(tǒng)會將該查詢指令信息發(fā)送至檔案架的接收信號終端，進而可以快速查找到檔案所在的位置。

(3) 檔案銷毀管理模塊：對于不需要長期保存的實體檔案，檔案管理人員可在檔案入庫時，設定檔案的管理期限，并通過RFID讀寫器將管理期限一并寫入到電子標簽中。當需要銷毀過期的檔案時，管理人員可以自動獲取到讀寫器獲取的檔案過期提示信息，進行銷毀處理，同時管理人員也可以通過 RFID閱讀器主動查看相應檔案的保存期限，進而有效地管理檔案。

(4) 檔案安全管理模塊 ：由于檔案的價值很重要，任何檔案的遺失都會帶來一定經(jīng)濟損失，因此檔案安全管理系統(tǒng)的檔案防盜和現(xiàn)場監(jiān)控在檔案安全管理過程中起到不可替代的作用。檔案庫房的RFID閱讀器實時監(jiān)控每一個檔案架上的物品，一旦發(fā)現(xiàn)有異常離開儲位的情況，異常信息會傳送至管理平臺并且報警提示管理人員，及時處理異常情況。

2 基于RFID技術的檔案管理系統(tǒng)流程設計

2.1 檔案的入館流程

檔案管理人員根據(jù)新入館的檔案年份、類別和密級等信息將檔案進行分類，并形成簡要的檔案信息，通過RFID 射頻終端將這些檔案摘要信息寫入對應的RFID 電子標簽中，并且將產(chǎn)生的電子標簽信息發(fā)送至檔案管理系統(tǒng)的中心數(shù)據(jù)庫。

檔案管理人員發(fā)出檔案入館指令后，儲位管理模塊會接收到入館指令，然后讀取待入館的檔案盒上附著的RFID 電子標簽的檔案摘要信息，同時檔案自動識別模塊和儲位自動識別模塊對來自電子標簽的數(shù)據(jù)進行匹配，匹配完成后，儲位自動識別模塊為檔案分配到檔案存放位置，管理人員將檔案盒存放在指定位置，然后檔案架上的射頻閱讀器會讀取檔案盒的信息，并傳送至中心數(shù)據(jù)庫進行儲存，系統(tǒng)進行確認。整個入館流程結(jié)束后，管理員進行檔案信息核對，核對時可以在檔案管理信息系統(tǒng)中查詢到制定的檔案信息，從而檔案管理實現(xiàn)了可視化、動態(tài)化。檔案入館流程如圖 2 所示。

2.2 檔案盤點流程

檔案盤點是檔案館工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員手持射頻讀寫器，對系統(tǒng)發(fā)出檔案盤點指令，盤點指令由系統(tǒng)中的查詢子系統(tǒng)發(fā)出，由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令會通過RFID 閱讀器進行接收，閱讀器對指定的檔案盒上的電子標簽檔案信息進行讀取，并與中心數(shù)據(jù)庫中存儲的信息進行匹配比對，一旦信息匹配有誤，那么檔案管理人員可以通過手持的射頻讀寫器直接將有誤的檔案摘要信息進行修改，進而完成對檔案的盤點。

2.3 檔案調(diào)閱查詢

需要調(diào)閱查詢檔案時，檔案管理人員從查詢管理模塊中獲取到查找檔案的編目號，所要查詢的數(shù)據(jù)信息將會通過編目號從中心數(shù)據(jù)庫中提取，在核對無誤后出庫指令將會被發(fā)出， 查詢管理模塊收到確認指令后，檔案自動識別模塊開始與儲位自動識別模塊根據(jù)編目號進行匹配，尋找到檔案所在的位置， 管理將出庫指令發(fā)送至檔案所在位置的檔案架上，此時指示燈會提示檔案所在的具體位置。獲取到指定的檔案后，檔案通過出庫口時，出庫口的射頻閱讀器獲取到檔案上附著的電子標簽，將檔案摘要信息傳回至檔案管理系統(tǒng)進行核對，如果確定信息匹配成功，則順利出庫，否將進行異常處理。檔案調(diào)閱查詢流程如圖 3所示。

2.4 檔案系統(tǒng)安全與防毀管理

檔案的安全管理模塊可對檔案館里面的所有實體檔案的狀態(tài)進行實時監(jiān)控，所有的檔案都在射頻閱讀器的掃描范圍內(nèi)，一旦出現(xiàn)檔案異常調(diào)動、移位等情況，安全管理模塊會立刻進行報警。當進行檔案移位、出庫操作時，射頻閱讀器會讀取檔案的摘要信息并迅速傳回至系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行比對核實， 若是異常離開庫位即非本系統(tǒng)發(fā)出的出庫指令，監(jiān)控模塊子系統(tǒng)便立即激活警報模塊子系統(tǒng)，并進行異常情況警報。對于入館的檔案，檔案管理人員需要將該檔案的相關物理參數(shù)等信息通過RFID 讀寫器寫入到電子標簽中，同時向系統(tǒng)的中心數(shù)據(jù)庫中導入。

2.5 檔案銷毀

部分檔案的保存期限是有限的，檔案管理人員需要定期清除失效的檔案，以便減輕日常管理負擔，清理不必要的庫存。檔案在入館之前，進行入館流程時，已經(jīng)將相關的檔案信息， 包括檔案的編碼、類別、密級以及保存期限錄入到檔案管理系統(tǒng)中。與檔案管理系統(tǒng)連接的 RFID 射頻閱讀器實時讀取特定范圍內(nèi)的檔案信息，并與數(shù)據(jù)庫中存儲的信息進行比對， 一旦發(fā)現(xiàn)有過期的檔案，會自動通過系統(tǒng)報警裝置向檔案管理人員進行提示，提示信息包括檔案摘要信息、檔案所處位置以及到期時間等，檔案管理人員開始對檔案做出銷毀處理。銷毀之前，射頻閱讀器會將檔案信息與數(shù)據(jù)庫中的信息進行匹配，然后清除相關的信息，從而有效實現(xiàn)檔案的銷毀。

3 結(jié) 語

RFID 技術是物聯(lián)網(wǎng)研究領域的一種關鍵技術，在檔案管理領域中引入RFID 技術是一項系統(tǒng)、復雜的工程。本文提出將RFID 技術應用于檔案管理全過程，將提高檔案的入館、盤點、調(diào)閱、安全儲存、銷毀等過程的效率，節(jié)省人工成本、實現(xiàn)整個檔案管理流程的管理智能化程度，相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高管理效率，降低了整個管理過程的勞動強度， 促進了檔案管理的信息化水平進一步提高。