郵件作為現(xiàn)代職場(chǎng)中不可或缺的交流工具，給我們帶來(lái)許多便利。但日復(fù)一日繁雜的郵件處理，有時(shí)便會(huì)影響正常工作，遇到這樣的情況時(shí)如何解決呢？

在我服務(wù)過(guò)的四家企業(yè)中，都不同程度地用到電子郵件，少則每天一兩封，多則每天上千封郵件。如何處理這些郵件有時(shí)就像處理來(lái)襲的馬蜂一樣，讓人痛苦不堪。

選擇與素質(zhì)高的人進(jìn)行郵件溝通

與低素質(zhì)、低水平的人溝通時(shí)就會(huì)產(chǎn)生代溝，您的理念與對(duì)方的理念不同時(shí)，很難產(chǎn)生共鳴，雙方的立場(chǎng)不同導(dǎo)致的結(jié)果不同，您在郵件中講的事情已經(jīng)很清晰了對(duì)方還是不能理解或者理解錯(cuò)誤。與這樣的人溝通最簡(jiǎn)單有效的辦法就是面對(duì)面講話或電話溝通。少用文字性的材料。

寫郵件時(shí)注意格式和內(nèi)容

郵件正文開(kāi)始要寫稱呼，這表示對(duì)人的尊稱。如果既不寫 姓名又不寫稱謂，表示您在藐視對(duì)方。這是寫郵件的大忌。很多朋友在郵件中與對(duì)方溝通，只一次就永遠(yuǎn)的沒(méi)有回音了，就是沒(méi)有稱謂。這叫像結(jié)婚是為了生孩子， 但如果一見(jiàn)鐘情的男女一見(jiàn)面就說(shuō)“我們生孩子吧”，會(huì)有什么樣的結(jié)果?

郵件要注意條理性。給對(duì)方寫郵件時(shí)盡量用1、2、3、4等一條一條列清楚，每一條講 什么內(nèi)容，采用遞進(jìn)式展開(kāi)，對(duì)方會(huì)覺(jué)得與您這樣一樣有內(nèi)涵的人溝通是一件快樂(lè)的事。如果從頭到尾講了一大堆話，別人看不了來(lái)到底講了什么，再多內(nèi)容又有什 么用呢?穿五件破衣服和穿一件羊毛衫，給人的感覺(jué)與自己的感覺(jué)會(huì)有天壤之別。寫郵件時(shí)千萬(wàn)別穿五件破衣服，盡量穿一件體面的羊毛衫。

對(duì)于郵件用語(yǔ)，要禮貌地用詞，哪怕對(duì)方是您的下屬，也盡可能地用“您”，而少用“你”，郵件中更不可以有輕浮的詞語(yǔ)和 粗口的內(nèi)容。需要對(duì)方配合時(shí)，要用“請(qǐng)”。人本身無(wú)貴賤之分，如果從郵件中體現(xiàn)貴賤，那只能說(shuō)明您自以為高貴，而不把別人放在眼里，或者只是例行公事。這 樣的郵件往往起到的是反作用。

給對(duì)方問(wèn)題或提議、要求時(shí)，一定要告訴對(duì)方慶什么進(jìn)修給予回復(fù)。當(dāng)別人給自己的郵件中也有這樣的提示時(shí)，自己應(yīng)該每過(guò) 一段時(shí)間就向?qū)Ψ綀?bào)告一次事態(tài)的進(jìn)展情況。如果對(duì)方對(duì)自己的要求既沒(méi)有提前告訴對(duì)方能否做，有什么困難，到期了對(duì)方不催促時(shí)還不報(bào)告對(duì)方，這是相當(dāng)無(wú)禮的 舉動(dòng)。給對(duì)方一種不可信或不重合作的感覺(jué)。為了避免這種事情發(fā)生，自己最好隨身帶一小本記事本，把對(duì)方給自己的要求排成時(shí)間表，定期查看，總結(jié)與分析結(jié) 果。及時(shí)匯總處理。

郵件的結(jié)尾盡量給對(duì)方一些祝?；蚨Y貌詞語(yǔ)。這些事情可能需要花您一分鐘的時(shí)間，但帶來(lái)的效果卻不是一分錢的結(jié)果。我在 招聘過(guò)程中，很多來(lái)面試者事先都會(huì)做題，我在發(fā)出試題時(shí)就用這樣的方法，他們來(lái)面試完了無(wú)論結(jié)果如何，總要見(jiàn)見(jiàn)我。我其實(shí)人很丑陋，但就是因?yàn)楸葎e人多做 了那么一點(diǎn)點(diǎn)功課，為企業(yè)提升了形象。同樣地，與朋友交流時(shí)，這樣做，您會(huì)得到更多高水平的朋友。

寫郵件注意選擇對(duì)象

對(duì)于需要多人同時(shí)知會(huì)的郵件，需要在標(biāo)題上注明“請(qǐng)全體知會(huì)”、“供參考”、“請(qǐng)?jiān)赬X之前回復(fù)”等。對(duì)于重要的內(nèi) 容，在標(biāo)題上可注明一到五個(gè)不等的星星，如★★★★★☆☆☆☆☆，數(shù)量越多，代表越重要。對(duì)于無(wú)關(guān)的人，千萬(wàn)不要發(fā)郵件給他，一方面導(dǎo)致信息泄露，另一方 面，增加無(wú)關(guān)人員的工作量(閱讀和處理郵件是需要花費(fèi)時(shí)間的)。對(duì)僅需要知會(huì)就行了的人，應(yīng)在郵件中注明“請(qǐng)XXX XXX知會(huì)”，請(qǐng)“XXX XXX在XX月XX日XX時(shí)XX分前回復(fù)”等。給不同的人寫郵件時(shí)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容不同進(jìn)行相應(yīng)的措詞。除非萬(wàn)不得已，否則建立不要搞郵件群發(fā)。當(dāng)然，企業(yè)中 的通知、宣布政令等嚴(yán)肅的事情不在此列。

如何處理附件

某些電子郵件在打開(kāi)附件時(shí)需要花很長(zhǎng)時(shí)間，這給郵件使用者帶來(lái)時(shí)間的浪費(fèi)。 為了避免這樣的事情影響他人工作，建議在發(fā)送附件時(shí)，如果能直接復(fù)制后粘貼到郵件中的，如Word的DOC、DOCX類文檔，EXCEL的XLS、 XLSX類文檔，可以直接選中內(nèi)容，復(fù)制和粘貼入郵件。但對(duì)于內(nèi)容較多的附件，不建議使用此方法。

同時(shí)發(fā)送多個(gè)附件時(shí)，建議先將附件的名稱做相應(yīng)的修改或調(diào)整，以便對(duì)方歸類存檔，之后將其進(jìn)行壓縮，這樣可以減少發(fā)送和接收的時(shí)間。

適時(shí)的郵件備份與分類

現(xiàn)在的所有郵件都有備份與分類功能，對(duì)其進(jìn)行分類備份是為了數(shù)據(jù)的安全性，也便于郵件的查詢與后期歸類處理。

當(dāng)然，以上方案是我從工作中總結(jié)所得經(jīng)驗(yàn)，由于工作的環(huán)境和接觸的人不同，各位可使用的內(nèi)容不盡相同，僅供參考。真誠(chéng)的祝愿各位能通過(guò)郵件處理更多工作，使其更高效！